Jedes relevante Dokument automatisch gespeichert.
Unterschriebene Angebote, bezahlte Rechnungen, hochgeladene Verträge, alles automatisch klassifiziert und nur einen Teilen-Klick von Ihrem Buchhalter entfernt.
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Abgelegt, sobald es bezahlt oder unterschrieben ist.
Wenn eine Rechnung bezahlt wird, wird sie abgelegt. Wenn ein Angebot unterschrieben wird, wird es archiviert. Kein manueller Schritt, keine Ordnerverwaltung.
Organisiert nach Jahr, Monat und Event.
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Nur Lesezugriff, immer aktuell.
Geben Sie Ihrem Buchhalter einen Login mit Lesezugriff. Er kann jederzeit auf Rechnungen, Verträge und Erklärungen zugreifen, ohne dass Sie etwas exportieren.
Steuerbereit, Audit-Trail intakt, aktuell bis heute.
Brauchen Sie etwas Einmaliges? Exportieren Sie das ganze Quartal als ZIP, wenn eine Behörde danach fragt.
- Invoices · 247 documents
- Signed offers · 89 documents
- Audit trail · 3 years retained
Legen Sie alles andere einfach ab.
Lieferantenverträge, Standortgenehmigungen, Versicherungen, Eventlizenzen, manuell hochgeladen und an das betreffende Event oder den Workspace angehängt.
- Supplier contract, DJ poolContract
- Venue permit, June 2026Permit
- Public liability insuranceInsurance
- Event licence (Lausanne)Licence
Das meiste legt sich von selbst ab. Der Rest ist ein Drag-and-drop.
Alles, was durch Openevent läuft, bezahlte Rechnungen, unterschriebene Angebote, Stripe-Auszahlungen, wird abgelegt, ohne dass Sie etwas anrühren müssen. Für alles andere: einfach reinziehen.
Sobald Stripe die Zahlung bestätigt, wird das Rechnungs-PDF beim Event archiviert.
Der Kunde signiert den Angebotslink elektronisch. PDF abgelegt, Status aktualisiert, Rechnung erstellt.
Jede Auszahlung wird ihren Events zugeordnet. Ihr Buchhalter gleicht in Minuten ab, nicht in Tagen.
DJ-Pool-Vereinbarungen, Catering-Verträge, Standortlizenzen. Ziehen Sie sie auf das Event.
Feuer-, Sicherheits-, Alkohollizenzen. Einmal hochgeladen, an jedes wiederkehrende Event angehängt.
Alles als PDF, Bild oder Office-Datei. Verschlagwortet, durchsuchbar, für den Buchhalter zugänglich.
Documents, Notes, Tasks, was gehört wohin.
Drei Orte bei jedem Event. Documents sind, was Sie aufbewahren; Notes sind, was Sie wissen; Tasks sind, was Sie tun.
Rechnungen, Angebote, Verträge, Zertifikate. Automatisch abgelegt, sobald bezahlt oder unterschrieben.
Briefings, Präferenzen, Lehren. Dinge, die man sich zum Event selbst merken muss.
Dinge, die vor, während oder nach dem Event zu tun sind. Zuweisbar, mit Fälligkeit, abhakbar.
Behalten Sie Ihre Events im Griff
Die Event-Detailansicht ist das operative Herzstück von Openevent, der zentrale Ort, an dem alles zu einem Event zusammenläuft. Vollständig modular: kein Ballast, keine starre Struktur, nur das, was zählt.
Häufige Fragen
- Jedes bezahlte Angebot, jede bezahlte Rechnung und jeder unterschriebene Vertrag. Manuelle Uploads (Lieferantenrechnungen, Freelance-Verträge) liegen in derselben Ordnerstruktur.
- Wir bewahren Dokumente so lange auf, wie Ihr Konto aktiv ist und wie es das Schweizer Recht verlangt (in der Regel 10 Jahre für Buchhaltungsunterlagen).
- Ja. Alles wird dem richtigen Event, Kunden und Typ zugeordnet, sodass Sie einen bestimmten Vertrag, eine Bewilligung oder Rechnung in Sekunden aufrufen, statt E-Mails zu durchforsten.
- Der Zugriff richtet sich nach Ihren Teamrollen, die Buchhaltung sieht Rechnungen und den Dokumentenordner, während Verträge und interne Dateien eingeschränkt bleiben. Dokumente erscheinen nie auf etwas Kundenseitigem, ausser Sie versenden sie.
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