Chaque document pertinent enregistré automatiquement.
Offres signées, factures payées, contrats téléversés, tout est classé automatiquement et à un clic de partage de votre comptable.
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Classé dès qu'il est payé ou signé.
Quand une facture est payée, elle est classée. Quand une offre est signée, elle est archivée. Aucune étape manuelle, aucune gestion de dossiers.
Organisé par année, mois et événement.
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Accès en lecture seule, toujours à jour.
Donnez à votre comptable un identifiant en lecture seule. Il peut toujours accéder aux factures, contrats et déclarations, sans que vous ayez à exporter quoi que ce soit.
Prêt pour le fisc, piste d'audit intacte, à jour à ce jour.
Besoin d'un export ponctuel ? Exportez en masse tout le trimestre sous forme de zip quand une autorité le demande.
- Invoices · 247 documents
- Signed offers · 89 documents
- Audit trail · 3 years retained
Déposez-y tout le reste.
Contrats de prestataires, permis de salle, assurances, licences d'événement, téléversés manuellement et attachés à l'événement ou à l'espace de travail concerné.
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- Event licence (Lausanne)Licence
La plupart se classe tout seul. Le reste, un glisser-déposer.
Tout ce qui passe par Openevent, factures payées, offres signées, versements Stripe, est classé sans que vous touchiez à rien. Pour tout le reste, déposez-le.
Dès que Stripe confirme le paiement, le PDF de la facture est archivé sur l'événement.
Le client signe le lien d'offre électroniquement. PDF classé, statut mis à jour, facture générée.
Chaque versement est rattaché à ses événements. Votre comptable rapproche en minutes, pas en jours.
Accords du pool de DJ, contrats de traiteur, licences de salle. Déposez-les sur l'événement.
Licences incendie, sécurité, alcool. Une fois téléversées, attachées à chaque événement récurrent.
Tout fichier PDF, image ou bureautique. Étiqueté, recherchable, accessible au comptable.
Documents, Notes, Tasks, qui va où.
Trois endroits sur chaque événement. Documents, c'est ce que vous conservez ; Notes, c'est ce que vous savez ; Tasks, c'est ce que vous faites.
Factures, offres, contrats, certificats. Classés automatiquement une fois payés ou signés.
Briefings, préférences, leçons apprises. Les choses à retenir sur l'événement lui-même.
Les choses à faire avant, pendant ou après l'événement. Assignables, datées, cochées.
Gardez vos événements sous contrôle
La vue détaillée de l'événement est le cœur opérationnel d'Openevent, l'endroit unique où tout ce qui concerne un événement est réuni. Entièrement modulaire : pas d'encombrement, pas de structure figée, uniquement l'essentiel.
Questions fréquentes
- Chaque offre payée, chaque facture payée et chaque contrat signé. Les téléversements manuels (factures de prestataires, contrats de freelances) se trouvent dans la même structure de dossiers.
- Nous conservons les documents tant que votre compte est actif et aussi longtemps que l'exige le droit suisse (généralement 10 ans pour les pièces comptables).
- Oui. Tout est classé par événement, client et type, de sorte que vous retrouvez un contrat, une autorisation ou une facture précis en quelques secondes au lieu de fouiller vos e-mails.
- L'accès suit les rôles de votre équipe : le comptable voit les factures et le dossier des documents, tandis que les contrats et les fichiers internes restent restreints. Les documents n'apparaissent jamais sur quoi que ce soit de visible par le client, sauf si vous les envoyez.
Classez chaque contrat signé, automatiquement.
Inscription gratuite · gratuit à l'utilisation · 1%* uniquement sur les paiements traités.